Контроль расхода разливного пива в iiko. Готовимся отражать реализацию в ЕГАИС.

iiko Пиво ЕГАИС

Раздел Практика / Автор / Ноябрь 30, 2016 / Комментариев 2

Если у Вас нет роботизированного розлива, с точными счётчиками миллилитров на каждом кране, а пиво продаётся гектолитрами, то рано или поздно у вас возникнут подобные вопросы: А не продают ли бармены пиво из кегов мимо кассы? Не сливают ли? Не уносят ли в кружке Эсмарха с собой, уходя со смены?

У нас есть ответы на эти вопросы: «Продают». Сливают. Уносят.

Но, как всегда, за плохой новостью следует хорошая: решение по минимизации этих потерь и выявлению злоупотреблений у нас тоже есть! Точнее сказать у вас оно тоже уже есть, а если нет, то самое время завести. Это старый добрый iikoKitchen, который предлагаем использовать по-новому. Обновить, так сказать, свои скиллы.

Помните про оперативную инвентаризацию бара? Так вот я не про неё.

Рассмотрим ситуацию: 10 точек продаж в разных концах города, в каждой точке по N кранов с подключенными кегами N сортов пива, гора полных не подключенных кегов. Нужно в любой момент времени быстро узнать соответствует ли в каждой точке продаж фактический остаток пива – учтённому (книжному). Чтобы сделать заказ поставщику или на центральный склад обоснованно, хотелось бы железобетонно знать сколько пива в офлайн-кегах, не обзванивая все 10 точек продаж. Ну и до кучи, чтобы всё с ЕГАИС сходилось, когда потребуется.

Вас, как заказчика, оперативная инвентаризация бара не устроит по ряду причин: фактический остаток, зафиксированный проведением инвентаризации среди дня, не даст ровным счётом ничего, если вы тут же не сопоставите её результаты, и только после сопоставления разрешите продавать пиво дальше, попутно распроводя эти инвентаризации. Это связано с тем, что акт реализации будет проводиться в конце дня и последующие продажи будут также записываться в него. У акта реализации уже давно нет настройки «Текущее время». Все продажи сворачиваются в один документ. Ещё вы желали бы анализировать излишки/недостачи, например, на следующий день или сегодня, но вечером, а они там на точках пусть соберут данные для вас… Сообщаю вам, что завтра не будет никакого толку от пяти инвентаризаций одного сорта пива, проведённых при каждой замене кега в течение сего дня. Только смуту посеете в отчёте по товародвижению. Не закрывать же кассовую смену при каждой замене кега в самом деле!?

Если продавцы умышленно или добросовестно заблуждаясь, воруют, то отклонения фактических от книжных остатков можно будет выявить лишь между сменами, когда и должна проводиться инвентаризация в реальном мире.

ЕГАИС даёт подсказку, что делать.

Уже слышали про регистры остатков №1 и №2? Решая проблему учёта онлайн-остатков пива в iiko, одновременно потренируемся на кошках на пиве работать с регистрами, как они понимаются в задаче «Списание продукции, розничная реализация которой не подлежит учету в ЕГАИС».

Пошаговый рецепт:

  1. Раз у вас есть 10 точек продаж, значит уже есть 10 складов с которых производится расход при розничной продаже разливного пива, по одному складу на каждой точке. Склады привязаны к местам приготовления, место приготовления в каждом отделении привязано к типу места приготовления. Он может быть один на всё предприятие. Каждый такой склад ФС РАР называет вторым регистром остатков или «Торговый зал». Давайте будем называть «Склад бара 1» … «Склад бара 10», ведь мы здесь про товарный учёт в барах, ресторанах и кафе.
  2. Создайте ещё 10 складов по одному для каждой торговой точки. Внимание! Все поступления пива в кегах для каждой такой торговую точки, по накладным или перемещениям с центрального склада, впредь осуществляйте на эти склады. Каждый такой склад ФС РАР называет первым регистром остатков или «Склад магазина». Будем называть «Склад пива 1» … «Склад пива 10» (если у вас там не только пиво, – вам домашнее задание: придумать собственное оригинальное название для таких складов).
  3. На сцене появляется iikoKitchen. Создайте 10(!) настраиваемых типов оплаты для формирования документа «внутреннее перемещение» на iikoFront в каждом таком типе оплаты используйте только по одному складу расхода «Склад пива Z» и по одному складу прихода «Склад бара Z», где Z – условный номер торговой точки. Для полной аутентичности с ЕГАИС назовите такой тип оплаты «Передача продукции в торговый зал Z» (Z – то же число).
  4. Каждой торговой точке разрешите использовать только собственное такое внутреннее перемещение.

Небольшое отступление для погружения в тему.

Согласно методологии ведения в ЕГАИС остатков продукции для розницы, с правками от 20.04.2016 г. http://egais.ru/news/view?id=1456 списание продукции, розничная реализация которой не подлежит учету в ЕГАИС, осуществляется путём:

Фиксации акта списания продукции. При этом продукция будет списываться с первого регистра остатков. При списании будет необходимо указывать реквизиты сопроводительных документов. Помарочное сканирование в данном случае не требуется.

либо

Фиксации акта списания продукции в торговом зале. При этом продукция будет списываться со второго регистра остатков. При списании будет необходимо указывать только алкогольное наименование (алкогольный код). Указание реквизитов сопроводительных документов и сведений с марок не требуется.

Наш путь — второй. Также нам оказались полезны два следующих положения:

Объем реализованной продукции в организациях, осуществляющих розничную реализацию алкогольной продукции в рамках оказания услуг общественного питания, может списываться с указанием основания «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС» и датой акта, соответствующей дате продажи.

Объем реализованной пивной продукции в организациях, осуществляющих розничную реализацию алкогольной продукции может списываться с указанием основания «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС» и датой акта, соответствующей дате продажи. Используется для организаций, ведущих журнал учета розничных продаж на бумажном носителе.

Таким образом, на этом этапе вы уже практически готовы к 1 января 2017 г. (осталось сделать оливье), когда вам нужно будет подавать в ЕГАИС данные о реализации продукции, не подлежащей фиксации и перемещать по регистрам пиво. Пока ждём доработку iiko, которая позволит отправлять акт списания продукции прямо из iikoOffice.

Формально выполнив наконец требования регулятора, пора позаботиться о собственных чаяниях.

Продолжаю описывать подконтрольный процесс товародвижения в условиях новой реальности.

  1. Если ваши сотрудники в торговых точках не забывают нажимать кнопку «Передача продукции в торговый зал Z» каждый раз, когда подключают новый кег, то в любой момент времени вы сможете узнать сколько пива в офлайн-кегах имеется в наличии в каждой торговой точке, – достаточно открыть отчёт по Остаткам на складах в разрезе «Складов пива Z» (первый регистр). Эти остатки ВСЕГДА должны быть реальными. Если это не так, кто-то ворует кегами. Ну или в крайнем случае ошибся в названиях сортов. В любом случае тут нужно штрафануть, как минимум.
  2. Для пущего контроля вмените каждому Z-бармену перед закрытием последней кассовой смены в учётном дне проводить-таки инвентаризацию в iikoFront по «Складу пива Z». Это будет не сложно – нужно только пересчитать кеги, займёт у него пару минут. Как это сделать знают все опытные айководы. Такая инвентаризация обязана сходиться в ноль (см. предыдущий пункт).
  3. Контроль пива в онлайн-кегах осуществляйте так:
    • Открывайте отчёт «Остаткам на складах» в разрезе «Складов баров Z» (второй регистр). Впредь в любой момент времени НИКОГДА на этих складах остатки каждого пива не должны превышать объёма одного кега. Пиво в пределах объёма кега — норма. Если превышают, значит на точке наперемещали «в торговый зал» пива больше, чем продали через кассу. Зачем они это сделали? Да потому что, у них реальный расход больше, чем проведено в iiko. Продают в свой карман. Сливают. Уносят. Попались! Если остатки ушли в минус, значит бармены не доливают гостям. Зачем они это делают? Чтобы наэкономить. Излишек мимо кассы продать. Слить. Унести.
    • Увидели, что пива меньше нуля, – выборочно стройте отчёт о движении товара по сорту пива в торговой точке Z по «Складу бара Z», может бармен забыл сделать перемещение. Напомните ему об этом. Если пива в баре больше кега, то может он по запаре сделал 2 перемещения? Но пусть сам расскажет, что случилось, не подсказывайте.
    • Инвентаризацию по «Складу бара Z» можно каждый день не проводить – удивительно, правда? Однозначно нужно провести, как только возникло отклонение от нормы и бармен уверяет, что всё сделал правильно. Однозначно нужно провести, как только обнаружили отклонения в ежедневной инвентаризации по «Складу пива Z».
  4. И ещё один маленький трюк iiko:
Контроль расхода разливного пива в iiko. Готовимся отражать реализацию в ЕГАИС.
  • https://www.facebook.com/app_scoped_user_id/1680112388967020/

    Разобранный случай, конечно о «сферическом баре в вакууме». И При приёмке нужно сверять количество и своевременно списывать проливы и проработки. Без этого никак.

  • http://vk.com/id397469134

    А как быть в том случае, если в кегах изначально не верное количество?