Готовим бар к нововведениям в ЕГАИС. Волшебная кнопка в iiko.

iiko whisky egais

Раздел Практика / Автор / Декабрь 5, 2016 / Комментариев 2

Продолжаем готовить свой бар к ЕГАИС в iiko. В этой раз поговорим о крепком алкоголе, который в баре разливается по рюмкам и роксам. Нам никто не платит за рекламу, поэтому, по просьбам выживших и из уважения к умершим, встреченные названия алкогольных напитков прошу считать вымышленными, а их совпадения с реальными, — случайностью. Но вообще, если вы не педант от учёта, и готовы мириться с сильными расхождениями остатков на складе бара в iiko с остатками на втором регистре, то дальше можете не читать. Под кат приглашаю только тех, кому интересно как со временем не нарваться на штрафы за несоответствие реальных остатков, отражаемым в ЕГАИС. Тем, кто совсем не знает, что это за регистры учёта такие, предлагаю прочесть предыдущий опус на тему iiko – пиво – егаис. Для совсем нетерпеливых или для тех, кто наоборот всё знает – листайте вниз, там подробная инструкция, как в iiko сделать то, чего в iiko нет.

Остатки с бородой

Как вам уже известно, а кому не известно, тем рассказываю, с 1 января 2017 года рестораны ежедневно будут подавать данные о любом расходе алкогольной продукции со склада, приравненного ко второму регистру остатков. Цитата:

Объем реализованной продукции в организациях, осуществляющих розничную реализацию алкогольной продукции в рамках оказания услуг общественного питания, может списываться с указанием основания Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС и датой акта, соответствующей дате продажи.

Версии iiko, в которых будет реализовано всё, что тут описано, только планируются к выпуску (статья опубликована 05.12.2016 г., и если вы читаете это в будущем, когда всё уже свершилось, расскажите нам оттуда как оно у вас там?), поэтому часть про новейший функционал ЕГАИС в iiko — такой вот спойлер.
А готовиться можно начинать уже сейчас. Хотя бы морально. Два шага на пути к осознанию.

Шаг 1. Понять…

В течение 2016 года в Единой государственной автоматизированной информационной системе накопились данные об остатках алкогольной продукции в каждом вашем ресторане. Потому что вы их не списывали, вот они и накопились.
Не секрет, почти всё давно выпито гостями и на складе бара у вас небольшой запас. Но теперь надо будет сделать так, чтобы остатки в БД ЕГАИС стали равны остаткам на складе вашего бара.
Кроме того, ЕГАИС, без вашего ведома, самовольно присвоил вам два регистра и считает, что вы всё покупали и складировали на первом регистре. А к этому регистру жёсткие требования. Весь крепкий алкоголь, тот на который наклеены марки с 2D-кодом, числится на первом регистре в разрезе справок Б. Что такое справка Б – знает ваш калькулятор. Но т.к. вас об этом вслух не предупреждали, то взглянув на полку в баре вы вряд ли поймёте какая справка к какой бутылке относится. Делаем вывод: нас учёт в разрезе справок Б сейчас сильно не устраивает. ЕГАИС это тоже понимает, поэтому регистров два. На втором регистре крепкий алкоголь может числиться как на обычном складе, т.е. просто количеством (заметьте, не объёмом). Может числиться, но ещё не числится. Вы крепкий алкоголь с первого регистра на второй не перемещали, вот и не числится. Надо переместить, это здорово упростит всем нам жизнь.
Сделать это можно будет в новых версиях iiko.


В пункте меню ЕГАИС нужно будет создать документ Запрос остатков на складе (регистр 1), отправить его в ЕГАИС, дождаться ответа и узнать, что же они там про вас посчитали в разрезе справок. Поверьте, нового о себе ничего не узнаете. Все эти остатки для простоты дальнейших манипуляций нужно перевести на второй регистр. В реальном мире – это Склад бара. Делается это документом Передача продукции в торговый зал (регистр 2).

Тут важные пояснения. Помните, мы делали кнопку на фронте Передача продукции, которая формировала нам документ Внутреннее перемещение. Так вот Внутреннее перемещение для iiko и Передача в торговый зал (регистр 2), как говорят у них в Одессе, — две большие разницы. Внутреннее перемещение вы делаете для себя. Оно отражает картину реальной жизни. Передача в торговый зал (регистр 2) (и всё что связано с ЕГАИС), вы делаете в первую очередь для ЕГАИС, пусть так и живут в своём выдуманном мире. Говоря проще, вам теперь всегда придётся контролировать вдвое больше информации об остатках алкогольной продукции. Как прежде — о данных собственного товарного учёта, так теперь — и о данных для контролирующих органов. В идеале они должны совпадать. Попытаемся сделать их хотя бы близкими друг к другу.
Заканчивается первый шаг перемещением запрошенных остатков с регистра 1 на регистр 2. Просто копируете содержимое из документа Запрос остатков на складе (регистр 1) в документ Передача в торговый зал (регистр 2) и проводим. Так вы избавились от справок в привязке к остаткам алкогольной продукции.

Шаг 2. …и простить.

Списываете из базы данных ЕГАИС всё, чего у нас в действительности давно уже нет. Для этого заводите документ Акт списания из торгового зала (с регистра 2) с основанием Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС или Недостача или Порча. Не плохо бы и инвентаризацию провести на складе перед этим, чтобы с этого момента начать ежедневно передавать в ЕГАИС Акт списания из торгового зала (с регистра 2).


Таким способом вы актуализируете остатки и станете ближе к ЕГАИС. С осознанием происходящего начнётся новая жизнь. В этой новой жизни будут новые порядки, отступление от которых будет караться проверяющими органами. Не сразу… В крайнем случае не будет.

Девиз ЕГАИС: My life — My rules.

А мы будем делать по-своему.

1. Накладная ЕГАИС.

Каждую накладную ЕГАИС принимаете, как и прежде. Тут ничего нового. Только для тех, кто до сих пор так не делал, впредь, при подтверждении прихода, нужно обязательно заполнять все связки Товар ЕГАИС — Товар поставщика — Товар iiko.

2. Передача продукции в торговый зал (регистр 2) при поступлении.

Разработчики нам рекомендуют на основе каждой приходной накладной создавать документ Передача в торговый зал (регистр 2), содержащий полностью всё тоже самое, что было в Накладной ЕГАИС. Отчасти согласен – так и делаете, но только при условии, что всё что вы приобрели, вы действительно отдали в бар. Тогда в обычной Приходной накладной iiko, созданной на основе Накладной ЕГАИС складом в поле Оприходовать на склад указываете прямо Склад бара. Получается, в части ЕГАИС — два документа, в нормальном учёте iiko — один документ. В этот момент данные в iiko по складу бара и в ЕГАИС по второму регистру сходятся.

3. Передача продукции в торговый зал (регистр 2) при внутреннем перемещении.

А вот если у вас есть склад, на котором алкоголь хранится отдельно от бара, и откуда он забирается только по необходимости. То рекомендую не спешить с Передачей в торговый зал (на второй регистр). Алкоголь, поступающий на такой склад будете в ЕГАИС отражать на первом регистре. В iiko это пусть будет Склад алкоголя. Здесь внимательно отнеситесь к справкам. Привыкайте, рано или поздно, станет ещё хуже. Если на таком складе алкоголь хранится в ящиках, прикрепите к ящику копию справки или напишите её номер; если в отдельных бутылках, прикрепите к бутылке (резинкой, например). Каждый раз при осуществлении внутреннего перемещения алкогольной продукции со Склада алкоголя на Склад бара, вы будете должны (должны только себе!):

  • Оформить стандартный документ Внутреннее перемещение в iiko. С использованием iikoKitchen, например, его можно сделать через iikoFront. В этом ничего нового.
  • Создать в блоке ЕГАИС документ Передача в торговый зал (регистр 2). В нём нужно будет указать номер справки Б. Тут появляется элемент учёта по методу FIFO, которого мы в iiko не используем. Важно наладить коммуникацию, чтобы бармен, взявший бутылку со Склада алкоголя, сообщил калькулятору номер справки. Вам новое домашнее задание: придумать способ такой коммуникации. Молодёжь за Telegram, я за СМС, но они платные. Ещё можно журнал завести. Куда ж мы от бумажных носителей в век информационных технологий. Кто сказал «писать мелом на стене»?
    Если следовать этому правилу, то и по первому регистру всё будет хорошо.

4. Возврат товаров поставщику.

Возможен только с регистра 1 ЕГАИС (в нашем примере со Склада алкоголя). Осуществляется только с указанием справки Б. Где подсмотреть её номер мы уже знаем. Если нужно вернуть алкоголь, который уже поступил на Склад бара нужно будет решить головоломку, с какой справкой он поступил. В большинстве случаев достаточно посмотреть по последнему приходу, если это не какая-то древняя бутылка. Но примет ли у вас поставщик древнюю бутылку? Сделать снова Внутреннее перемещение со Склада бара на Склад алкоголя и продублировать его документом в ЕГАИС Возврат из торгового зала (на регистр 1). Со Склада алкоголя оформляем Возвратную накладную и делаем документ ЕГАИС Возврат товаров поставщику.

5. Излишки.

Про излишки, понимание как с ними быть в будущем, с точки зрения правомерности их существования, не очень прозрачно сейчас. Но механизм есть, называется Акт постановки на баланс в торговом зале (на регистр 2). Этим документом предполагается увеличение остатков алкогольной продукции на регистре 2 в ЕГАИС, в случае её обнаружения на Складе бара, допустим при инвентаризации. В какой момент проверяющие органы начнут такое обнаружение признавать контрафактным поступлением пока не понятно. Имейте в виду: излишки могут быть только в целых бутылках. Если вы найдете излишки в откупоренной таре, ЕГАИС это не интересует. Не все излишки в iiko могут считаться излишками в ЕГАИС.

6. Фиксация в ЕГАИС расхода продукции, не подлежащего фиксации в ЕГАИС.

Помните, на шаге 2 нашего психотренинга по подготовке к ЕГАИС, вы уже это делали – формировали Акт списания из торгового зала (с регистра 2)? Ведь правда хорошо делать то, что уже знаешь как делается!? Теперь такие Акты списания из торгового зала (со второго регистра) нужно будет делать регулярно. Читай каждый день.
По итогам учётного дня формируются различные документы, отражающие расход товаров. По результатам продажи – Акты реализации, в результате чего-то ещё – Акты списания. Для автоматического расчета списка товаров калькулятор должен выбрать документы iiko (акты реализации, списания), по которым был зарегистрирован расход. Здесь формируется предположительный список товаров в номенклатуре ЕГАИС. Они должны списываться только целыми бутылками (фасовками).

6.1. Журнал учёта розничных продаж алкогольный продукции

Ещё раз напоминаю вам, что фактом выбытия из оборота, а проще говоря – расхода алкогольной продукции в предприятиях общественного питания с точки зрения ЕГАИС является момент открытия бутылки, а не её опустошение. Для нас это значит, что в Акт списания из торгового зала (с регистра 2) должна попадать целая бутылка, даже если из неё продали совсем чуть-чуть. А следующая бутылка попадёт в Акт списания из торгового зала (с регистра 2) только когда предыдущая будет полностью израсходована и начнётся новая.
И вот здесь вас с нами ждут подводные камни, о которых нужно знать, чтобы на них не наскочить и благополучно плыть дальше.
Поднимите руку те, кто формировал в iiko журнал учёта розничных продаж алкогольный продукции, или как мы его называем, ЖУРП? А… можете не поднимать, я всё равно вас не вижу.
Положив уже свою руку на сердце сообщаю, что среди наших заказчиков практически никто не справился с правильным формированием ЖУРПа в iiko. Справились только те, кто продаёт только лишь бутылочное пиво. А там, где есть бармены, разливающие по порциям, там всё печально.
Чтобы правильно формировать ЖУРП нужно придерживаться строгого порядка. Покупать крепкий алкоголь в одинаковых фасовках (в длительном периоде спасали количества других фасовок кратные по объёму наиболее ходовой), следить, чтобы бармены разливали строго через мензурку или джиггер. Джиггер должен быть поверенный. В бутылках не должно быть переливов и недоливов. И бармены должны быть кристально честными людьми.
Ладно, признаемся, основная проблема не в iiko, а в том, что iiko рассчитывает расход из бара на основе данных о реализации блюд, и входящих в них товаров. Объём израсходованного сверяется с объёмом типовой фасовки, и вычисляется сколько полных бутылок в размере типовой фасовки могло бы быть израсходовано. И когда вмешивается человеческий фактор, iiko продолжает считать правильно. А вот в баре при этом происходит что угодно. За этим надо следить ежедневно.

6.2. Фиксация, не подлежащего фиксации

Тот же самый принцип расчёта заложен и для вычисления «а сколько же бутылок в объёме типовой фасовки могло быть израсходовано для целей фиксации в ЕГАИС расхода продукции, не подлежащего фиксации в ЕГАИС». Сразу рассказываю, когда этот принцип неприемлем.
Даже если вы покупаете Виски Гленфиддих 12 лет всегда одинаковыми фасовками 500 мл, и никогда не покупаете 0,75 л или 1 л, то для вас могут быть знакомы проблемы следующего рода:
В контактном баре с длинной стойкой и несколькими барменами на смене, эти несколько барменов могут одновременно открыть 2, 3, 4 бутылки Виски Гленфиддих и наливать гостям каждый около своей зоны обслуживания. По факту за смену они могут суммарно не превысить объёма одной фасовки 500 мл, и в продажах в ЕГАИС отразится только одна бутылка. В реальном мире должны отразиться 2, 3 или 4. Как быть в такой ситуации? По-хорошему надо бы запретить барменам открывать одновременно несколько одинаковых бутылок. Если этого сделать нельзя, то определиться со списком самого ходового алкоголя и в приказном порядке разрешить такое проделывать только с ним, а то, что продаётся редко, всё равно не более одной открытой бутылки держать. Факт ручного открытия бутылки в iiko научимся отражать ниже.
Аналогичная ситуация возможна даже в баре с одним барменом, когда он по запаре откроет 2 бутылки одного и того же и будет наливать из каждой понемногу. Фактически в расход по данным ЕГАИС должно попасть 2 бутылки, а iiko начитает снова только одну. Принцип тот же, что и в предыдущем случае. И решение то же: строго настрого открывать только одну бутылку вслед за закончившейся.
Итак, в идеальном мире идеальных людей отражение в ЕГАИС расхода продукции, не подлежащего фиксации в ЕГАИС не должно вызвать трудностей. Выполняя эти простые условия: покупать в одинаковой фасовке, открывать бутылки последовательно, не воровать у заведения, не воровать у гостей – сможете по Складу бара в iiko и по регистру 2 в ЕГАИС остатки держать математически близкими.

7. Недостача

Про недостачу, а также любое списание (пролили, представительские, потеряли) всё просто – списываем в ЕГАИС тем же документом Акт списания из торгового зала (с регистра 2), только с другим основанием.

8. Сверка остатков в баре со вторым регистром в ЕГАИС

Если одолеют сомнения, всё ли вы делаете правильно, то для такого случая предусмотрен механизм сверки. В любой момент можно запросить у ЕГАИС, что они там про ваш второй регистр, т.е. торговый зал, опять за вас насчитали. Единственное, что нужно об этом помнить, что это вы сами там отражаете движения, а не поставщики и не ЕГАИС. Результат запроса равен результату от усилий по передаче в ЕГАИС данных о движении алкогольной продукции.

Кнопка фиксации открытия бутылки для ЕГАИС в iiko.

И вот, тем кто дочитал (или долистал) до этого места – мегабонус. Программисты называют такие вещи пасхалки или недокументированные фичи.
Ситуация, когда у вас есть несколько ходовых позиций алкогольной продукции, но которые при этом вы покупаете в разных фасовках (поставщик тоже знает, что они у вас ходовые и по всяким акциям вам продаёт, например, две 0,75 л по цене 1 л). Как мы выяснили ранее, типовой фасовкой списания может быть только одна. Надеюсь, что такого ходового алкоголя у вас всё-таки не много.

Что делать:

  1. У вас должна быть лицензия iikoKitchen.
  2. Вероятнее всего вы пользуетесь функционалом категорий блюд и товаров, и возможно у вас уже есть категория, например, АЛКОГОЛЬ. Заведём для нашего примера пару новых категорий АЛКОГОЛЬ: МАРТИНИ и АЛКОГОЛЬ: ГЛЕНФИДДИК. Их нужно будет столько, сколько вариантов у вас такого разнорасфасованного алкоголя.
  3. Каждую фасовку такого подакцизного покупного алкоголя заводите в iiko как отдельный элемент номенклатуры с единицей измерения штука, присваиваете соответствующую категорию и заполняете штрих-код, и, при необходимости, данные о том, что это алкогольная продукция.

  4. А вот то, что вы будете продавать в составе блюд, то что будет входить в ТТК, это заводите как обычный товар с единицей измерения литр. Не присваиваете ему алкогольные признаки. Такая номенклатура не будет отражаться в движениях ЕГАИС, не будет попадать в алкогольную декларацию.
  5. Создаёте тип оплаты для оформления факта открытия бутылки на iikoFront. Он будет формировать документ Акт переработки, в приходной части которого будет указываться товар без признаков алкоголя с ед. изм. л (см. предыдущий пункт). Сразу привязываете тип оплаты к нужным складам (если таких баров несколько). И указываете созданную для него категорию.

  6. Важный момент: создаёте таких типов оплаты столько, сколько будет таких вариантов алкоголя. Если у вас много таких вариантов с кучей фасовок или, как в примере с длинной барной стойкой, бармены могут открывать много одинаковых бутылок одновременно, то такой способ может показаться не самым удобным. Но поверьте и к нему можно привыкнуть, если есть желание закрыть проблему учёта расхода через ручное отражение факта открытия бутылки.
  7. Следствием этих действий станет появление в блоке создания документов iikoFront множества кнопок открытия бутылок, которые и нужно будет нажимать каждый первый раз в смене, когда впервые будет открываться бутылка нужного напитка. Это и есть кнопка открытия бутылки, которую вы так долго от нас хотели. Новый Акт переработки на сервер пока не отправляете, просто сохраняете до конца смены.
  8. Открывая каждую новую бутылку достаточно заходить в список документов iikoFront, находить там уже существующий документ о вскрытии бутылок и добавлять в него очередную. Отправлять на сервер будете уже в конце смены.
  9. Тут всё понятно, что дальше? Ведь в Акт списания из торгового зала (с регистра 2), как и в ЖУРП, попадает только расход из Актов реализации и Актов списания, не так ли? Так, да не совсем. Разработчики iiko тоже заинтересованы в том, чтобы вам было комфортно с их продуктом, и в скором времени будет произведена доработка, которая позволит в качестве источника данных для заполнения Акта списания из торгового зала (со второго регистра) выбирать ещё и расходную часть из Актов переработки. Bingo!
  10. Осталось разобраться с товародвижением для собственных нужд. Акт переработки, создаваемый в iikoKitchen, пока, в его текущей ипостаси, имеет одну особенность. В приходную часть добавляется только одна единица нужного товара. В предложенном примере это 1 литр. Всегда. Сколько бы вы не «открыли» бутылок. Это означает, что сотрудник, ответственный за ведение учёта должен ежедневно заглянуть во все такие акты переработки за прошедший день и вручную исправить количество оприходованного в результате открытия бутылок жидкого алкоголя.

Это основное неудобство предложенного метода. Без ложки дёгтя не обошлось. Но, если этот способ будет набирать популярность, iiko или кто-то из партнёров придумают, как его ещё упростить, будьте уверены.
Второе небольшое неудобство — много-много типов оплаты для iikoKitchen — нивелируется новым интерфейсом iikoFront 5.x. На моноблоке, который поддерживает жестовое управление сенсорным экраном, можно легко и быстро листать вверх-вниз кнопки открытия бутылок.

Ну и по традиции после плохих новостей — новость хорошая. Этот способ снова возвращает в бары хаос-позиции. Когда для коктейлей используется недорогой алкоголь разных марок и разных фасовок.
Заведите категорию АЛКОГОЛЬ: ВИСКИ ХАОС. На каждую фасовку такого официально покупаемого товара заведите штучную номенклатуру для и добавляйте в эту категорию каждый новый дешевый алкоголь всякий раз при официальной покупке. Заведите товар Виски хаос литр. Создайте тип оплаты Акт переработки для Виски хаос литр и категории АЛКОГОЛЬ: ВИСКИ ХАОС. Поскольку в отличие от предыдущих примеров тут может быть много позиций, то вам может помочь сканер штрих-кода. Ну а если у вас котловой метод учёта, то вам повезло — этот способ вообще для вас самый правильный. Как это сделать, думаю сами уже понимаете.

В этом месте хотел поставить точку. Но похоже, что предложенный метод требует обоснования.

Понятие «факт выбытия бутылки алкоголя из оборота ЕГАИС» не тождественно понятию «окончание процесса учёта алкоголя в iiko». Вам нужно считать себестоимость блюд, а ЕГАИСу на это, мягко говоря, плевать. Вам нужно учитывать алкоголь в жидком виде, а в ЕГАИС он учитывается всё-таки штуками, кто бы чего-то иного не пытался вам доказать. А это значит, что вполне себе нормально зафиксировать момент конвертации бутылки алкоголя в жидкие литры, с полным переносом на них себестоимости выбывшей бутылки. До момента такого превращения бутылка является полноценным товаром в системе ЕГАИС. Её даже можно вернуть в неизменном виде поставщику. Примите, что содержимое бутылки окончательно становится вашим, только в момент открытия. Именно в момент открытия, алкоголь в баре превращается в жидкий. Именно с этого момента вы можете начать учитывать напиток в миллилитрах и разливать по рюмкам и роксам. Такое волшебное превращение в iiko осуществляется как раз актом переработки. Получается, что не такая уж это и недокументированная фича. Оказалось, iiko было готово к такому повороту событий уже очень давно. ЕГАИС в iiko снова правильный.
Вот расскажите: как много новых бутылок и как много наименований таких бутылок ежедневно открывается в вашем баре?

Готовим бар к нововведениям в ЕГАИС. Волшебная кнопка в iiko.
Rating: 5 out of 5 with 2 ratings
  • 5

    Первый акт списания из торгового зала (с регистра 2), созданный в iiko 4.4.7005 сегодня успешно подтверждён в продуктивном контуре ЕГАИС. Списано то, чего уже точно нет на складе ресторана и что однозначно не должно числиться в ЕГАИС. Как показала практика работает даже если не настроена связка номенклатур. https://praktiq.ru/media/2016/12/perviy-akt-spisaniya-v-egais.png

  • 5

    Ещё бы автоматизировать процесс переноса объёма открытых бутылок в объём «жидкого» алкоголя, было бы замечательно.